Antes de pedir una propuesta de IA

Piense en una fábrica que recibe una petición para cambiar un pedido. Ventas abre el CRM, operaciones consulta las existencias y administración modifica el ERP. Este es un ejemplo imaginario, pero sirve para precisar el encargo: preparar y tramitar el cambio permitido, dejando las excepciones a una persona. «Modernizar con IA» puede significar eso o sustituir el ERP entero. La agencia necesita saber cuál de los dos trabajos está presupuestando.

Siéntese con quienes hacen ese trabajo y siga una solicitud normal y otra rechazada. Anote qué llega, qué datos consultan, qué deciden y quién autoriza el cambio. No termine la descripción cuando aparece un borrador. Puede quedar una corrección, una respuesta al cliente o una modificación que deshacer. El encargo debe explicar cómo se cierra el pedido y quién comprueba que ha quedado bien.

Nexus describe una capa de IA sobre los sistemas que ya funcionan. Moravio propone decidir si conviene comprar, configurar, conectar, modernizar o construir. DOOR3 incluye la modernización de aplicaciones heredadas entre sus servicios.^1,2,3

En el pedido del ejemplo, una conexión utilizable con el ERP podría permitir automatizar los pasos entre departamentos mientras continúa la renovación. Pero quizá las existencias sean poco fiables o la aplicación no permita hacer los cambios necesarios. En ese caso, incluya la reparación o un estudio para elegir otra vía. Si las agencias discrepan sobre lo que se puede aprovechar, pídales que expliquen por qué.

Pida una propuesta principal y la condición que haría cambiarla. Guarde la respuesta junto al presupuesto: qué se conserva, qué se sustituye, de qué depende y qué falta comprobar. Así podrá comparar automatizar sobre lo actual con reconstruir una aplicación. Sus plazos solo serán comparables cuando se refieran al mismo trabajo; una fecha más cercana puede corresponder a una entrega distinta.

Moravio dice que empieza con acceso de lectura y usa las interfaces que los sistemas admiten. Liorant afirma que construye sobre la tecnología que el cliente ya tiene.^4,5

Prepare una ficha para cada conexión: aplicación, versión, responsable, entorno de prueba, datos, acción y forma de obtener permiso. Añada las restricciones conocidas y quién abrirá el acceso. Consultar existencias, reservar unidades y cambiar una fecha son trabajos distintos, aunque los tres pasen por el ERP. Pida una respuesta para cada uno. El nombre de una aplicación en la oferta no aclara esas operaciones.

Dibuje también por dónde pasan los datos y qué queda registrado en la aplicación, el servicio de IA y las herramientas de supervisión. Compártalo con sistemas y con los responsables de datos antes de usar información real. Si falta un permiso o un entorno, deje escrito quién debe conseguirlo y cómo afecta al comienzo del proyecto. Esa tarea no desaparece por haber aceptado un calendario.

Entregue a la agencia casos con un final esperado: pedido que admite cambios, pedido expedido, falta de existencias, petición repetida y caída del ERP. Diga qué puede modificarse y qué debe quedarse igual. Tras una repetición, mire el pedido guardado, no solo la respuesta del asistente. Si cae el ERP, acuerde cómo queda pendiente el trabajo y quién decide cuándo intentarlo de nuevo.

Una ficha podría decir: «Cambio de fecha de pedido. Entrada: petición autorizada. Consulta: estado y disponibilidad. Cambio permitido: nueva fecha. Excepción: pedido expedido. Resultado aceptable: fecha correcta, autorización registrada y ningún cambio duplicado». Añada los identificadores de prueba y quién dará el visto bueno. Es un ejemplo para completar con su equipo, no una prueba que esta publicación haya realizado.

Cierre el documento con quién hace qué y qué queda fuera. La agencia construye la conexión; el administrador autoriza el acceso; operaciones acepta el proceso. Adapte ese reparto al proyecto. Si encarga primero un estudio, acuerde qué decisión y qué pruebas debe entregar. Una condición indispensable sin resolver sigue abierta: no la dé por cumplida al contratar la siguiente etapa.